Sự kiện được điều phối bởi Balloonart by Treb, một công ty có trụ sở tại Los Angeles do Treb Heining đứng đầu; công ty này đã dành sáu tháng để chuẩn bị cho sự kiện. Một cấu trúc hình chữ nhật với kích cỡ của cả một khối nhà, dài 250 foot (76 m), rộng 150 foot (46 m) và cao ba tầng,[3] che bằng một tấm lưới đan, đã được dựng lên ở góc phía tây nam của Quảng trường Công cộng Cleveland để giữ những quả bóng bay.[2][4] Bên trong công trình này, 2.500 học sinh sinh viên và các tình nguyện viên đã dành nhiều giờ bơm khí hêli vào những quả bóng.[1][3][5] United Way ban đầu định thả hai triệu quả bóng, tuy nhiên con số này sau đó chỉ còn hơn 1,4 triệu.[4] Các em nhỏ có thể ủng hộ sự kiện bằng cách quyên góp 1 USD cho mỗi hai quả bóng bay.[4]